Il est vital pour chaque entreprise est de suivre avec précision les heures des employés. Des données opportunes pour les activités facturables et non facturables permettent d’assurer :
- Un traitement de la paie en temps voulu ;
- La conformité à la réglementation du travail ;
- L’application des politiques de présence et de congés ;
- Le calcul des économies ;
Il est tout aussi important de choisir un système de suivi des présences efficace qui ne soit pas chronophage et encombrant pour les employés. Sinon, les données deviennent peu fiables pour les dossiers de travail, les rapports et d’autres tâches qui dépendent de la précision.
La clé est d’examiner ce qui est sur le marché et de choisir la bonne solution, kelio le logiciel de gestion des temps modulaire et fonctionnel kelio logiciel peut vous aider. Mais en attendant, voici 5 des meilleures façons de suivre les heures des employés.
1. Suivre les employés à distance avec un système de présence mobile.
Suivre les heures des employés lorsqu’ils travaillent loin du bureau ou de l’établissement est difficile sans un système de présence mobile. Ces informations sont intégrées au système de paie pour des heures de travail précises.
Le système de positionnement global par satellite, communément appelé GPS, fonctionne sur les téléphones portables. Les employeurs confirment les heures à partir des données recueillies par le biais d’un téléphone d’entreprise équipé d’un GPS, de sorte que les mouvements sont suivis en toute légalité.
2. Utiliser des lecteurs de cartes muraux.
Les lecteurs de cartes muraux représentent la version actualisée du système de cartes perforées. Au lieu d’une carte de pointage, les employés utilisent leur carte d’identité pour pointer à l’entrée et à la sortie. Les données sont automatiquement transférées à un ordinateur où les heures travaillées sont calculées pour la présence de l’employé.
3. S’assurer que les heures sont complètes, précises et actuelles.
Une meilleure pratique pour le suivi des heures des employés est d’avoir un système qui rationalise le processus de saisie des heures. Cela permet de fournir des informations précises pour accélérer la paie et d’autres mécanismes de rapport. Que le système soit manuel ou automatisé, les aspects difficiles du suivi et de l’approbation des heures des employés deviennent plus difficiles avec un système qui n’est pas suivi de manière cohérente.
4. Avoir un système automatisé pour la conformité réglementaire.
Un suivi précis est également important pour répondre aux nombreuses exigences réglementaires. La principale d’entre elles pour les entreprises américaines est le Fair Labor Standards Act. Toute solution de suivi doit permettre de se conformer facilement aux réglementations gouvernementales et aux politiques internes.
Les causes courantes de non-conformité proviennent d’une tenue de registre inexacte ou inadéquate. L’utilisation d’un système automatisé pour suivre le temps et la présence peut aider à réduire les erreurs, et à prévenir les litiges coûteux qui découlent de la non-conformité.
5. Utilisez un logiciel de présence que les employés peuvent adopter.
Pouvoir visualiser et suivre les données de présence dans un système centralisé offre une valeur énorme à une entreprise. Les employés peuvent examiner leurs heures travaillées, ainsi que le temps accumulé et les congés de maladie disponibles. Ces fonctionnalités contribuent à ce que les employés adoptent facilement le logiciel de présence.
Le suivi du temps est la tâche la moins appréciée de la plupart des employés. Un système facile nécessitant un minimum de travail et de formation améliorera les chances d’adhésion qui font de la sélection un bon investissement.
Les employés apprécient également un système en libre-service. Cela élimine le besoin de contacter les RH avec des questions sur la rémunération ou les soldes de congés.
